הוצאות כפולות
איך FREEPAY מזהה חשבוניות הוצאה שנקלטו פעמיים, ומה עושים כשמופיע חשד לכפילות.
אותה חשבונית מגיעה לפעמים גם במייל וגם בוואטסאפ. FREEPAY מזהה כפילויות כדי שאותה הוצאה לא תיספר פעמיים.
איך המערכת מזהה כפילות
| מצב | מה קורה |
|---|---|
| אותו קובץ בדיוק | הקובץ לא נקלט שוב. בהעלאה תופיע הודעה שהוא כבר קיים |
| אותו ספק, אותו סוג ואותו מספר מסמך, או אותו מספר הקצאה | ההוצאה מסומנת כפול ולא נספרת |
| אותו ספק, סכום כמעט זהה ותאריך קרוב | חשד לכפילות: אי אפשר לאשר עד שמבררים |
| קבלה על חשבונית שכבר נקלטה | מופיעה אזהרה "נראה כמו קבלה לחשבונית שכבר נקלטה", עם מספר ההוצאה המקורית |
שלב אחר שלב
- בהוצאות פתחו את הלשונית כפולות כדי לראות את מה שסומן ככפול.
- בהוצאה כפולה מופיע "מקושר להוצאה #…". לחצו כדי להשוות לשנייה.
- בחשד לכפילות מוצגת אזהרה בראש עמוד ההוצאה. השוו את שני המסמכים: - אלה שתי הוצאות שונות? למשל שתי קניות זהות באותו שבוע. לחצו "לא כפול" ואז אישור הוצאה. - זו אותה הוצאה? לחצו דחייה.
- הוצאות שנדחו עוברות ללשונית נדחו.
טוב לדעת
- הוצאה שסומנה "כפול" לא נספרת במע"מ ובדוחות.
- סימון "לא כפול" נרשם ביומן הפעולות. ראו יומן פעילות.
- מסמך ש-Gmail כבר קלט לא נקלט שוב בסריקה הבאה.
- כשמתקבלת קבלה על חשבונית מס שכבר נקלטה, רק החשבונית היא מסמך לקיזוז מע"מ.
טיפ: שלחו כל חשבונית בערוץ אחד קבוע, ותהיינה פחות אזהרות.
שאלות נפוצות
למה אני לא יכול לאשר הוצאה מסוימת?
כנראה שהיא מסומנת בחשד לכפילות. בדקו את ההוצאה הדומה, ואם מדובר בשתי הוצאות שונות לחצו "לא כפול", ואז אפשר לאשר.
העליתי קובץ והמערכת כתבה שהוא כבר קיים. איפה הוא?
הקובץ כבר נקלט קודם, למשל מ-Gmail או מוואטסאפ. חפשו אותו ברשימת ההוצאות, בדרך כלל בלשונית לבדיקה או מאושרות.
מה ההבדל בין "כפול" ל"נדחה"?
"כפול" הוא סימון של המערכת כשהיא בטוחה שזו אותה הוצאה. "נדחה" הוא החלטה שלכם שההוצאה לא צריכה להיספר, מכל סיבה.