קליטת הוצאות מ-Gmail, וואטסאפ, טלגרם, מייל והעלאה
כל הדרכים להכניס חשבוניות הוצאה ל-FREEPAY, ואיך בודקים ומאשרים כל הוצאה שנקלטה.
חשבוניות וקבלות של ספקים נכנסות ל-FREEPAY ממגוון ערוצים. המערכת מזהה את הפרטים אוטומטית, ואתם רק בודקים ומאשרים.
ערוצי הקליטה
- העלאה: בהוצאות גררו קבצים לתיבה המקווקוות, או לחצו לבחירה. אפשר PDF, תמונה, CSV או TXT, עד 20MB לקובץ.
- סוכן Gmail: בהגדרות ← קליטת הוצאות לחצו "חיבור Google (Gmail + Drive + יומן)" ואשרו בחלון של Google. - הסוכן סורק את התיבה כל 30 דקות, בקריאה בלבד. - הוא מוצא חשבוניות, קבלות ופירוטי אשראי, גם כקובץ מצורף וגם בגוף המייל. - יש כפתורי "סריקה עכשיו" וניתוק.
- וואטסאפ וטלגרם בקוד אישי: בהגדרות ← קליטת הוצאות מופיע הקוד האישי שלכם. - סרקו את קוד ה-QR או לחצו על הכפתור, ושלחו את ההודעה שנפתחת. - מאותו רגע כל צילום, PDF או CSV שתשלחו נכנס לעסק. - אפשר גם לשאול שאלות, למשל "כמה מע"מ אשלם החודש?".
- העברת מייל: אם מוצגת כתובת מייל ייעודית לעסק, העבירו (Forward) אליה חשבוניות. ב-Gmail אפשר להגדיר מסנן להעברה אוטומטית.
בדיקה ואישור
- בהוצאות, בלשונית לבדיקה, פתחו הוצאה.
- בדקו את מה שזוהה: סוג מסמך, ספק, סכומים, מע"מ, מספר הקצאה וקטגוריה. תקנו לפי הצורך ולחצו שמירה.
- לחצו אישור הוצאה. ההוצאה הבאה בתור תיפתח אוטומטית.
- הלשונית נקלטו לאחרונה מציגה את מה שנכנס ב-7 הימים האחרונים.
טוב לדעת
- הקוד האישי הוא סודי. אם הוא דלף, לחצו החלפת הקוד.
- לעובד או לרואה חשבון אפשר ליצור קוד חד-פעמי שתקף ל-30 דקות.
- כל מכשיר שמתחבר מופיע ברשימת מחוברים ואפשר לנתק אותו.
- אפשר להגביל את הקליטה לרשימת מספרים מורשים ומיילים מורשים.
- אזהרות נפוצות:
- חשבונית מעל סף ההקצאה בלי מספר הקצאה. במקרה כזה המע"מ לא נספר לקיזוז.
- עברו 6 חודשים מתאריך החשבונית.
- המסמך לא על שם העסק.
- מע"מ מוכר לפי קטגוריה (למשל 2/3 לטלפון נייד) נקבע בהוצאות ← קטגוריות. ברירות המחדל הן מידע כללי, לא ייעוץ מס - כדאי לבדוק עם רואה החשבון.
- צילום של חשבונית נייר לא מחליף את המקור. שמרו את הנייר.
שאלות נפוצות
קיבלתי חשבונית במייל. צריך גם להעלות אותה?
לא, אם סוכן Gmail מחובר. הוא קולט אותה בסריקה הבאה. אם תעלו אותה גם ידנית, המערכת תזהה שהקובץ כבר קיים ולא תוסיף אותו שוב.
למה ההוצאה עדיין לא נספרת בדוחות?
רק הוצאות שאישרתם נספרות. הוצאות בלשונית לבדיקה ממתינות לאישור שלכם, והמספר שליד הוצאות בתפריט מראה כמה הן.
איך מחברים את הטלפון של שותף או עובד?
צרו בהגדרות ← קליטת הוצאות "קוד חד-פעמי" ושלחו לו. הוא שולח את הקוד לבוט בתוך 30 דקות, והמכשיר שלו מתחבר לעסק.