ייבוא ממערכת קודמת וארכיון המסמכים

עוברים ל-FREEPAY מתוכנה אחרת? אפשר להמשיך את המספור ברצף ולשמור את המסמכים הישנים בארכיון לקריאה בלבד. המסך נמצא בתפריט: ניהול ← ייבוא ממערכת קודמת.

שלב אחר שלב

1. ייבוא בקליק (מומלץ): בתוכנה הקודמת חפשו "ייצוא מבנה אחיד" או "ממשק פתוח" ובחרו את כל התקופה.
2. העלו בסעיף 1 את הקבצים INI.TXT ו-BKMVDATA.TXT. אפשר גם את BKMVDATA.zip, או ZIP של כל תיקיית OPENFRMT.
3. במסך "תצוגה מקדימה לפני ייבוא" בדקו: - פירוט לפי סוג מסמך. - הערות ואזהרות, למשל מספר עוסק שלא תואם לעסק. - המספר הבא המוצע לכל סוג.
4. בחרו מה לייבא ולחצו ביצוע הייבוא.
5. הזנה ידנית: אין קובץ? בסעיף 2 כתבו לכל סוג מסמך את המספר האחרון שהוצאתם ולחצו שמירת מספור. המסמך הבא יקבל את המספר העוקב.
6. רשימה מ-CSV: בסעיף 3 העלו קובץ עם העמודות סוג, מספר, תאריך, לקוח, סכום, ואם יש גם ח.פ. גם כאן מוצגת תצוגה מקדימה לפני הייבוא.

הארכיון

• המסמכים המיובאים נמצאים בהנהלת חשבונות ← ארכיון מערכת קודמת (/import/archive).
• אפשר לסנן לפי סוג, תאריכים, מקור וחיפוש, ולהוריד CSV. יש גם סיכום לרואה החשבון.
• מסמכי ארכיון לא מונפקים מחדש ולא מקבלים מספר FREEPAY.
• הם לא נכללים בדוחות של FREEPAY ולא ביצוא המבנה האחיד.
• אי אפשר לערוך או למחוק אותם.

טוב לדעת

• אפשר לשנות מספור רק לפני שהופק ב-FREEPAY המסמך הראשון מאותו סוג. סוג נעול מסומן "נעול" ולא יעודכן.
• ייבוא חוזר של אותו קובץ לא יוצר כפילויות.
• אם תשנו בתצוגה המקדימה את שם מערכת המקור, אותם מסמכים יישמרו שוב תחת השם החדש.
• הייבוא זמין לבעל העסק בלבד. רואה החשבון יכול לצפות בארכיון.

טיפ: עשו את הייבוא לפני המסמך הראשון ב-FREEPAY, כדי שהמספור יתעדכן אוטומטית.

שאלות נפוצות

איפה מוצאים את קובץ המבנה האחיד בתוכנה הקודמת?

בדרך כלל בתפריט הדוחות או הכלים, תחת שם כמו "ייצוא מבנה אחיד" או "ממשק פתוח". הקובץ נשמר בתיקייה בשם OPENFRMT.

המסמכים הישנים ייכנסו לדוח המע"מ ב-FREEPAY?

לא. מסמכי הארכיון נשמרים לעיון בלבד ואינם נספרים בדוחות. הדיווח על התקופות הקודמות נשאר כפי שנעשה במערכת הקודמת.

קיבלתי אזהרה שמספר העוסק בקובץ לא תואם. מה לעשות?

בדקו שהעליתם את הקובץ של העסק הנכון. כשיש אי-התאמה, סימוני המספור לא מסומנים מראש, וצריך לאשר במפורש כדי להמשיך.