שליחת מסמכים במייל ובוואטסאפ, מקור והעתק

איך שולחים ללקוח קבלה או חשבונית במייל או בוואטסאפ, ומה ההבדל בין מקור להעתק נאמן למקור.

אחרי ההפקה אפשר לשלוח את המסמך ללקוח בכמה דרכים. כל PDF נחתם בחתימה אלקטרונית.

שלב אחר שלב

כבר בהפקה: בטופס המסמך החדש סמנו "שלח ללקוח במייל אחרי ההפקה". צריך שיהיה מייל ללקוח.
מעמוד המסמך: פתחו את המסמך מתוך מסמכים ובחרו: - PDF: פותח את הקובץ להורדה או להדפסה. - שלח במייל: שולח ללקוח למייל ששמור במסמך. - שלח בוואטסאפ: הקלידו מספר טלפון (ממולא אוטומטית אם שמור) ולחצו. הכפתור מופיע רק כשוואטסאפ מחובר לעסק.
בהצלחה תופיע הודעה "נשלח במייל" או "נשלח בוואטסאפ".

מסמך שממתין למספר הקצאה לא נשלח ולא מורד עד שהמספר מתקבל או שמתקבלת החלטה.
כדי לשלוח מסמכים ממוחשבים במייל צריך הסכמת לקוח. בכרטיס הלקוח בלקוחות יש סימון "הלקוח הסכים לקבל מסמכים ממוחשבים במייל". לקוח שמשלם בדף תשלום מאשר זאת שם.
מייל יוצא צריך להיות מוגדר. בדקו בהגדרות ← חיבורים ← מייל יוצא, ושם אפשר גם לשלוח מייל בדיקה.
רוצים עותק של כל מסמך גם בתיבה שלכם? בהחשבון שלי ← התראות במייל סמנו "העתק במייל של כל מסמך שמופק".
כדי שלקוחות יזהו מיילים אמיתיים מהעסק, אפשר להגדיר קוד אבטחה ללקוחות. ראו אימות דו-שלבי וקוד אנטי-פישינג.

הכפתור מופיע רק כשבמסמך שמור מייל של הלקוח. אם הוא חסר, הורידו PDF ושלחו בעצמכם, או הוסיפו מייל ללקוח לפני ההפקה הבאה.

כן. שלחו שוב מעמוד המסמך. המסמך שיישלח יסומן "העתק נאמן למקור", כי המקור כבר נמסר.

כן. בעמוד המסמך מקלידים את המספר בשדה שליד הכפתור ושולחים.